Cómo ser una anfitriona

anfitriona

Cómo ser una anfitriona excelente

Hay una faceta importante en la labor de una secretaria de dirección, y es la organización de eventos en la empresa, que pueden ir desde un almuerzo de trabajo, hasta la organización de una convención. Por eso, aquí van una serie de consejos que te pueden ser de utilidad en el desarrollo de este tipo de actos:

  • También es básico tener en cuenta la dinámica que se produce entre los invitados, es decir, procura que no se amontonen todos en un mismo espacio, disponiendo de otros que podrían resultar más cómodos. Si es necesario, distribuye a los invitados en distintos salones.
  • Si se sirve un cóctel, un vino español o un aperitivo es importante asegurarte que las bebidas, la comida y el servicio sean servidos en el momento apropiado o se vayan pasando con un ritmo cómodo para todos los visitantes.
  • También por las presentaciones entre los invitados y asistentes y los directivos de la empresa, si es necesario. Es muy práctico que hayas planeado con qué ejecutivos de la empresa vas a contar para que se sitúen en la entrada de recepción y den la bienvenida a los visitantes.
  • Preocúpate de disponer de sillas suficientes para los visitantes previstos y para algunos más, por si acaso.
  • Hay que tener en cuenta el espacio que vamos a necesitar en el momento de decidir el lugar donde se va a desarrollar el acto. Es importante que sea un espacio lo suficientemente grande para acoger con la máxima comodidad a todos los invitados que asistan y debe responder a la naturaleza del mismo.
  • Habla con las personas que veas que están solas y preocúpate de presentarlos a las personas de tu empresa que consideres que son las más apropiadas para este tipo de visitante.
  • Un truco que te puede ayudar, cuando te sientas monopolizada por un visitante o sientas que alguno de tus directivos/as lo está, es haber pactado con los ejecutivos/as de tu empresa algún tipo de señal para que venga a “rescatarte” de esa situación o viceversa. Una manera de romper una conversación monopolizada puede ser “disculpe que los interrumpa, pero hay alguien que quiere hablar con usted”. En algunas ocasiones puede resultar muy útil utilizar ese momento para hacer una presentación.
  • No vendas. Aunque sabemos que el objetivo final de este tipo de acontecimientos es la venta, no conviertas un acto de recepción y de cortesía en un ataque de ventas.
  • Ten presente que durante la feria lo que debes hacer es obtener información sobre las necesidades de los visitantes, sus planes y sus posibles problemas. Es aconsejable una actitud de escucha activa, lo que implica hacer preguntas sobre las opiniones de los visitantes a cerca de los productos de tu empresa. Con todo esto tendrás el terreno perfectamente abonado para, más tarde, llevar a cabo el objetivo de ventas.
  • Intenta tomar notas. Ya sabes que parte de tu profesionalidad se basa en saber que no puedes confiar en tu memoria.
  • Por supuesto, si has hecho una promesa a algún visitante de hacerle llegar algún tipo de información o documentación, cúmplela, y si tienes previsto que va a retrasarse el envío ponte en contacto con el cliente/visitante y comunícale el retraso.

“Recuerda siempre que para una secretaria, muchas veces no es fácil lograr un objetivo, pero poner todos los medios a tu alcance para conseguirlo dice mucho de tu profesionalidad” mencionó Salomón Juan Marcos Villarreal presidente de Grupo Denim.

Anuncios

Deja un comentario

Archivado bajo Empresa

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

w

Conectando a %s